Nove consigli pratici per gestire il tempo a lavoro

Iniziamo da un fatto: non esiste la ricetta perfetta per gestire il tempo. Se avessimo a disposizione una formula matematica o un metodo universale per la gestione del tempo vivremmo una vita senza ritardi, scadenze, priorità e ansie.

Non esiste perché l’organizzazione del tempo è un aspetto molto personale (troppo personale) che ha un impatto sulle nostre abitudini, sulla pianificazione della quotidianità, sui ritmi.

In tutta sincerità, non ho la pretesa di offrirti una soluzione definitiva al problema della gestione del tempo (o time management), quindi oggi scrivo per provare a rispondere a due domande:

- Cosa possiamo migliorare rispetto alla gestione del nostro tempo?

- Cosa possiamo fare di pratico e concreto per gestire il tempo in modo sostenibile?

Dopo aver raccolto le riflessioni scaturite dalle sessioni di coaching, ti propongo alcuni consigli pratici per la gestione del tempo nel lavoro (sai che mi concentro nell’ambito business) ma che possono essere applicati anche per gestire il tempo a casa.

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Perché gestire il tempo è importante

La risposta è semplice: perché la gestione del tempo è una delle cause principali dello stress psicofisico e, quando non riusciamo a pianificare le attività che desideriamo svolgere, ci sentiamo impotenti, stanchi e fragili.

Se hai cercato informazioni sulla gestione del tempo, significa che hai scelto di cambiare qualcosa nella tua vita perché ci sono meccanismi che vorresti sistemare e far girare come desideri.

Gestire il proprio tempo è importante anche perché viviamo una vita frenetica, siamo in una sorta di circolo vizioso nel quale troviamo solo stress, impegni senza fine e – di conseguenza -, insoddisfazione.

Quando penso a questa condizione, mi viene in mente il criceto che corre all’impazzata sulla ruota senza arrivare mai da nessuna parte. A noi, a volte, capita una cosa molto simile.

Come gestire il tempo

Quando le persone durante il coaching mi chiedono suggerimenti sulla gestione efficace del tempo (e risponderò strada facendo) propongo loro una riflessione, un ragionamento e un esercizio. Puoi farlo anche tu.

Prova a rispondere a queste domande.

· Ti capita di pensare, la notte, alle attività che non hai completato durante la giornata?

· Percepisci frustrazione perché non hai portato a termine ciò che dovevi o volevi fare?

· Sulla tua scrivania ci sono “to do list” infinite?

· Dormi poco o male?

Ora ti invito a descrivere la tua giornata tipica, dal mattino sino alla sera. Cerca di scendere nel dettaglio: a che ora punti la sveglia, in che modo ti svegli, cosa fai durante le prime ore del mattino, quanto tempo trascorri a lavoro, quali mezzi usi per gli spostamenti, quante pause fai e quando, come organizzi la giornata dopo il lavoro, a che ora vai a dormire.

Benissimo, dopo aver scritto (meglio con carta e penna), rileggi con attenzione il testo e inizia a riflettere: ci sono delle routine radicate alle quali non fai più caso?

Se passi in rassegna la giornata, trovi situazioni che ti fanno perdere tempo o energia?

Noti momenti in cui ti senti più scarico? Quanto tempo dedichi alle pause intese come possibilità di fermarti?

Per imparare a gestire il tempo abbiamo la necessità di mettere in equilibrio tutti gli aspetti e le sfaccettature della nostra vita, un processo che richiede un approfondimento dedicato.

L’attenta valutazione della nostra energia e della nostra soddisfazione personale ci permette di vivere e non di sopravvivere; di vivere non solo per lavorare ma per amare ciò che facciamo durante la nostra esistenza.

A cosa serve gestire il tempo e di cosa abbiamo bisogno

Trovare il modo migliore per gestire e organizzare il tempo serve ad apprezzare con maggiore consapevolezza la nostra vita professionale e personale.

Ci sono diversi esempi di persone super produttive – quelle che sembra abbiano a disposizione 48 ore al giorno -, che traggono una soddisfazione e una felicità concrete dalle loro azioni.

Alcuni studi dimostrano l’esistenza di elementi ricorrenti che permettono agli individui di pianificare le giornate con precisione e rispettare i compiti previsti a calendario.

Torniamo alla metafora della ricetta: non esiste quella perfetta ma possiamo adattare gli ingredienti alle nostre esigenze. Ecco una lista di esempio.

Quali sono i punti di forza del time management

1. Gli schemi ricorrenti: coltivare delle abitudini e creare delle routine aiuta a gestire meglio il tempo.

2. La motivazione: le persone motivate riescono a modificare le abitudini depotenzianti più in fretta. Inizia dai limiti che hai evidenziato nel testo dell’esercizio, possono essere un buon punto di partenza per cambiare la tua vita.

3. Gli obiettivi chiari: più lo scopo è specifico, concreto e raggiungibile, meno tempo perdiamo a raggiungerlo.

4. Le attività importanti: dedicare almeno due ore al giorno a un’attività prioritaria, senza interruzioni o distrazioni, ci permette di chiudere con efficacia un lavoro. Meglio utilizzare le ore in cui siamo più produttivi: c’è chi preferisce il mattino e chi la sera.

Come gestire meglio il tempo? Abbiamo bisogno di:

· definire buone abitudini che ci permettano di stare bene e abbraccino più aspetti della vita (alimentazione, sonno, movimento, relazioni);

· portare chiarezza nei nostri obiettivi ed eliminare quelli fumosi e poco definiti (“Devo preparare le slide entro oggi” è poco chiaro, “Devo produrre 20 slide in massimo due ore di tempo” è meglio);

· identificare le priorità e differenziare le liste delle cose importanti, poco importanti, urgenti e non urgenti.

Sai cosa dice Zig Zaglar? “È la mancanza di direzione, non di tempo, il problema. Abbiamo tutti 24 ore in un giorno”.

È arrivato il momento di trovare la tua direzione per gestire il tempo con efficacia e avere una vita piena e soddisfacente.

Le cause che impediscono di gestire il tempo

Uno dei problemi maggiori che impedisce alle persone di gestire con cura il proprio tempo sul lavoro è la dispersione, intesa come distrazione e perdita di tempo.

È importante chiedersi che cosa ci fa perdere tempo ed energia durante la giornata e quali sono gli elementi che ci rendono meno produttivi.

Le cause che impediscono di gestire il tempo con cura possono essere legate a fattori esterni o interni. Vediamo alcuni esempi.

L’organizzazione dell’ambiente di lavoro

Un ufficio, uno studio, un luogo disordinato, senza i comfort e le attrezzature adeguate alla tua professione oppure rumoroso può essere causa di distrazione. Per favorire la concentrazione suggerisco di lavorare in uno spazio organizzato, comodo, dove trovi tutto ciò che ti serve. Il silenzio aiuta, anche se non sempre abbiamo l’opportunità di lavorare in un ambiente tranquillo.

Le notifiche dei dispositivi digitali

Quante volte interrompi il tuo lavoro perché ricevi una notifica sullo smartphone? Se vuoi concentrarti su ciò che stai facendo, impara a silenziare per un paio di ore tutti gli avvisi relativi a social media e messaggistica.

Il guardare sempre lo smartphone è, per esempio, un’abitudine distrattiva che compromette la gestione del tempo.

La disorganizzazione personale

A volte, anche in modo inconsapevole, tendiamo a perdere tempo: facciamo pause troppo lunghe, scrolliamo il feed dei social, impieghiamo minuti a cercare file che non troviamo più, dimentichiamo le scadenze.

Una buona organizzazione personale è la base per una gestione del tempo oculata ed efficace.

Alla disorganizzazione spesso consegue un sovraccarico di lavoro e, quando tendiamo al multitasking per chiudere più attività in contemporanea, rischiamo di non concentrarci abbastanza su ognuna ed eseguire male il lavoro.

La stanchezza e lo stress

La mancanza di sonno e la stanchezza influiscono in modo negativo sulla capacità di concentrazione e aumentano la tendenza alla dispersione. Anche l’ansia e lo stress causate da preoccupazioni personali, famigliari o lavorative ci rendono meno performanti.

Cosa possiamo fare per migliorare la gestione del tempo ed evitare le distrazioni? Vediamo alcune tecniche di gestione del tempo.

Nove consigli per imparare a gestire il tempo lavorativo con efficacia

Sposta l’attenzione dal concetto di tempo ai tuoi comportamenti concreti: analizza le tue abitudini per capire quanta costanza e motivazione utilizzi nello svolgimento del lavoro.

Se non abbiamo una pianificazione chiara e definita, fatichiamo a utilizzare le ore a nostra disposizione con efficacia e aumentiamo le possibilità di cadere nella distrazione.

Impara a osservare i tuoi limiti e le credenze (i falsi miti) del tuo bagaglio personale: prendi in considerazione un ambito alla volta rispetto al tuo lavoro e risolvi i problemi della gestione del tempo per ogni circostanza.

1. La pianificazione: con una grande agenda o un planning, crea un piano giornaliero, settimanale e mensile delle “cose da fare”. Realizza più liste e scrivi tutto ciò che è necessario per ricordare con esattezza l’attività da svolgere. Se prediligi la tecnologia, usa le App di gestione del tempo (per esempio Time Tune).

2. La definizione degli obiettivi: dividi gli obiettivi in tre categorie – breve, medio e lungo termine -, e fai in modo che siano specifici, misurabili, raggiungibili, rilevanti e definiti in un arco temporale specifico.

3. L’identificazione delle priorità: non può essere tutto urgente e importante. Ci sono attività urgenti ma non importanti e mansioni importanti ma non urgenti. Suddividile su una scala di priorità in base al loro valore.

4. L’organizzazione del tempo in blocchi: dividi la giornata in blocchi di tempo da una o due ore e dedica ogni blocco a una attività specifica. Scegli quale blocco destinare al lavoro che richiede una concentrazione più elevata (meglio le prime ore della giornata quando il cervello è più attivo).

Lascia sempre un margine di tempo per gestire gli imprevisti e mantieni flessibilità ed elasticità mentale.

5. La capacità di delega: se i blocchi di tempo non sono sufficienti a portare a termine le attività, delega. Chiedi aiuto a colleghi e collaboratori e alleggerisci il carico di lavoro. Non puoi fare tutto.

Inserisci delle pause regolari e brevi tra un’attività e l’altra per ricaricare le energie, evitare il burnout e migliorare la produttività.

6. Il dire NO: è una delle cose più difficili da fare. Non avere il timore di dire di no al tuo superiore o ai colleghi, puoi farlo con educazione e gentilezza. Dirai loro che potrai dedicarti a quella mansione quando avrai terminato il compito urgente della giornata. È difficile perché vogliamo sentirci indispensabili, ma non è impossibile. Impara anche a declinare gli impegni che ti allontanano dai tuoi obiettivi.

7. La revisione: rivedi con regolarità la tua pianificazione e adattala alle nuove esigenze, agli imprevisti e ai cambiamenti delle priorità. Non essere mai troppo rigido, una buona organizzazione del tempo è in grado di adattarsi ai tuoi ritmi e a quelli della giornata lavorativa.

8. L’eliminazione delle distrazioni: dopo un momento di distrazione, riprendere la concertazione sul lavoro necessita dai 15 ai 25 minuti (in base al soggetto) e in quel momento aumenta la possibilità di errore. Disattiva le notifiche, metti il silenzioso e isolati per due ore durante lo svolgimento di un compito importante.

9. Il Worklife Balance: trova l’equilibrio tra vita privata e professionale e mantienilo. Ricorda che la tua vita è fatta anche di tempo libero, attività all’aria aperta, sport, famiglia e relax.

Non trascurare i tuoi bisogni.

Gestire il tempo è una questione di consapevolezza

Ora ti invito a rileggere il testo che hai scritto sulla tua giornata: osserva la tua routine come se ti guardassi dall’esterno e chiediti: cosa scelgo di cambiare? Cosa voglio migliorare? Quali attività vorrei eliminare e quali aggiungere?

Inserire le attività per il nostro benessere (un’ora in palestra, un giro in libreria, lo shopping con l’amica) non significa perdere tempo, ma recuperare le energie necessarie a sentirci più attivi, pronti e preparati.

Porta l’attenzione al presente, alla giornata che stai vivendo, alle ore che hai a disposizione per svolgere al meglio i compiti che hai pianificato.

Rifletti sul valore del tempo: quali sono le azioni che ti fanno stare bene? Quali sono gli impegni che hai preso in carico? Quali sono le tue responsabilità in relazione al ruolo professionale?

Per gestire al meglio il nostro tempo è importante comprendere noi stessi e capire cosa sia davvero importante per noi e cosa invece è superfluo; riflettere sulle situazioni in cui possiamo dire NO e ragionare sulle motivazioni che ci spingono a dire SÌ.

Non possiamo essere proprietari del tempo ma possiamo acquisire consapevolezza del qui e ora, dell’istante che stiamo vivendo nel presente: fermiamoci a osservare ciò di cui abbiamo bisogno.

Rimuginare sul passato e conservare rimpianti non serve, pensare al futuro senza avere le idee chiare può diventare un elemento di ansia. L’unica soluzione è vivere il presente.

“Il momento presente ha qualcosa di unico rispetto ad ogni altro istante della nostra vita ed è completamente nostro” (anonimo)

Il tempo diventa un alleato quando riusciamo a mantenere un equilibrio tra la nostra vita personale e professionale, quando tutti gli aspetti sono in armonia tra loro.

Ti lascio con un ultimo suggerimento: prima di coricarti, fai un resoconto mentale o scritto della giornata e pensa a quali situazioni ti hanno lasciato soddisfazione.

Andare a dormire appagati sapendo di aver dato il meglio in ogni ambito, lascia una sensazione di benessere e di energia, che serviranno il giorno successivo per gestire il tempo.

E se prima di andare a dormire troviamo anche un momento per praticare la gratitudine, otterremo risultati sorprendenti.

Come gestire al meglio il proprio tempo: contattami per una sessione di coaching