Costruire una comunicazione efficace sul lavoro

Sono moltissime le persone che nel contesto sociale e culturale in cui stiamo vivendo sentono la necessità, quasi l’urgenza, di impostare una comunicazione efficace sul lavoro e nei diversi ambiti della vita personale.

Donne e uomini che hanno bisogno di comunicare meglio e di raccontare con maggiore efficacia una parte di sé. Senti anche tu questo bisogno?

Scrivo un articolo sulla comunicazione efficace sul lavoro dopo aver tenuto un webinar sull’argomento, raccolto diversi spunti di riflessione dalle e dai partecipanti e interiorizzato le tematiche più rilevanti.

Cosa significa comunicare

Comunicare è una parola bellissima che racchiude un significato profondo.

Leggiamo su Treccani:

“Comunicazióne s. f. [dal lat. communicatio -onis]. – 1. a. In senso ampio e generico, l’azione, il fatto di comunicare, cioè di trasmettere ad altro o ad altri […] In senso più proprio, il rendere partecipe qualcuno di un contenuto mentale o spirituale, di uno stato d’animo, in un rapporto spesso privilegiato e interattivo”.

Focalizziamoci sulla seconda parte della definizione: comunicare significa condividere con le persone che frequentiamo un’idea, un concetto, un contenuto, un’emozione, un sentimento; vuol dire farle partecipare alla nostra narrazione con il fine di creare una relazione, un rapporto, un legame, una connessione.

Un aspetto da tenere in considerazione quando desideriamo comunicare bene con una persona è l’essere sulla stessa lunghezza d’onda, il trovarsi in sintonia: nel momento in cui iniziamo a comunicare, instauriamo un rapporto di fiducia, armonia, a volte anche di cooperazione.

Prima di parlare di comunicazione efficace sul lavoro poniamoci alcune domande.

• A chi è indirizzata la nostra comunicazione?

• Ci rivolgiamo a un gruppo di persone da coinvolgere in un progetto?

• Oppure comunichiamo a un singolo?

La differenza è sostanziale perché la comunicazione one-to-one è più delicata e può sottendere una relazione affettiva, famigliare o professionale.

• Conosciamo l’interlocutore o il gruppo di persone a cui comunichiamo?

Quando parliamo di comunicazione efficace non possiamo generalizzare perché le dinamiche per instaurarla dipendono da molteplici fattori, tra i quali troviamo il livello di conoscenza reciproca, la qualità della relazione, la composizione del gruppo se mi rivolgo a un team di lavoro, l’attenzione delle persone e il loro livello di interesse verso un argomento.

A prescindere dal tipo di interlocutore - singolo o gruppo - il concetto alla base della comunicazione è la costruzione di un rapporto. Partiamo da qui.

I quattro presupposti della comunicazione efficace sul lavoro

Per comprendere le dinamiche e i presupposti sui cui costruire una comunicazione efficace sul lavoro o negli altri ambienti che frequentiamo è necessario stabilire dei punti fermi. Vediamoli insieme.

1. La consapevolezza

La comunicazione valorizza le nostre caratteristiche, gli aspetti personali e identitari. Se desideriamo migliorare le relazioni sul lavoro - o in famiglia - dovremmo osservare con cura il nostro approccio comunicativo e ottimizzarlo.

Quando miglioriamo la comunicazione, miglioriamo anche noi stesse, noi stessi.

Siamo disposti a metterci in discussione? Ad attivare una critica costruttiva per perfezionarci?

Per imparare a comunicare in modo efficace sul lavoro, dobbiamo prima imparare a comunicare con noi stesse, noi stessi, avviare un dialogo interiore.

Nel processo di miglioramento personale è importante comprendere quali sono i nostri limiti, i blocchi, e cosa possiamo sviluppare meglio per favorire la relazione.

Attraverso la consapevolezza comprendiamo parti di noi che ci aiutano a potenziare le modalità comunicative e costruire una comunicazione efficace sul lavoro e negli altri contesti.

La domanda: in che modo comunichi con il tuo SE interiore?

Tips: parla a te stessa, te stesso, come ti piacerebbe che ti parlassero gli altri.

2. Il contesto

La comunicazione efficace è tale quando è pertinente al contesto di riferimento e, di conseguenza, varia a seconda dell’ambiente in cui la agiamo.

Il contesto lavorativo ha caratteristiche differenti da quello famigliare o sportivo: quando comunico con i miei collaboratori in azienda uso un atteggiamento, un tono di voce, un approccio diversi rispetto ai momenti di condivisione in famiglia.

La comunicazione cambia a seconda del contesto in cui ci troviamo ed è importante adattarla con flessibilità a ogni ambiente per renderla efficace.

I comunicatori di successo sono capaci di adattare la comunicazione allo spazio e al tempo in cui si trovano e creare un ambiente sereno che stimola il confronto.

La domanda: in quale contesto comunichi?

Tips: adatta la comunicazione al contesto senza modificare il tuo modo di essere ma modulando il tuo comportamento.

3. I bisogni

Ogni individuo si muove, si comporta, parla, agisce a seconda dei suoi bisogni. Di conseguenza, la comunicazione esprime un bisogno: il parlare.

Con questo verbo non mi riferisco solo alla semplice emissione di suoni e parole, ma all’atto di esplicitare una necessità, condividere un desiderio, esprimere un’emozione, far emergere una parte di noi, esporci, farci vedere.

A volte può essere il bisogno di approvazione, la ricerca di socialità, l’appartenenza a un gruppo.

La comunicazione nasconde un bisogno e migliora quando noi lo comprendiamo.

Negli ambienti lavorativi magari sentiamo la necessità di comunicare qualcosa e spesso, per paura di esprimere il nostro pensiero, non lo facciamo.

Le incomprensioni lavorative e i conflitti nascono a causa della mancanza di dialogo: è una dinamica che ho osservato spesso nelle diverse esperienze lavorative ma anche famigliari.

La domanda: quando comunichi, qual è il bisogno sottointeso?

Tips: manistesfa i tuoi bisogni attraverso la comunicazione.

4. La predisposizione all’ascolto da parte dell’interlocutore

Chiediamoci sempre quando è il momento adatto per parlare e se l’interlocutore è predisposto ad ascoltare.

Comunicare con efficacia significa comprendere quando arriva il momento opportuno per parlare. In molte occasioni sentiamo la necessità di esprimere un pensiero, dire qualcosa, confrontarci, e attacchiamo subito un discorso senza prima verificare se la persona di fronte a noi è pronta ad ascoltare.

Questo è un aspetto che viene trascurato di frequente nella quotidianità, forse perché i ritmi sono sempre frenetici e l’attenzione all’altro è scarsa. Negli ambienti di lavoro capita spesso che una persona voglia comunicare una decisione e lo faccia nel momento meno adatto, giusto, adeguato perché non è disposta ad aspettare. Così però compromettiamo la comunicazione.

Proviamo a sviluppare una sensibilità che ci consenta di capire quando è il momento giusto per l’interlocutore, quando è pronto o pronta a recepire la comunicazione.

La domanda: la persona o le persone di fronte a noi sono predisposte all’ascolto?

Tips: impara ad aspettare, la comunicazione è efficace quando arriva nel momento giusto.

Comunicazione efficace sul lavoro e valori

C’è una frase di Zig Zaglar che propongo spesso ai miei coachee quando iniziamo una sessione sulla comunicazione efficace.

- Una comunicazione efficace inizia con il rispetto reciproco -

La comunicazione è un tema delicato che si costruisce su solide basi quali l’etica personale e professionale.

Non abbiamo bisogno di andare alla ricerca di tecniche di comunicazione efficace manipolative. Per instaurare una relazione duratura dobbiamo (uso il verbo dovere) valorizzare prima di tutto il rispetto reciproco, aspetto che predispone le persone ad ascoltarci con maggiore interesse e piacere.

L’etica è il primo valore sul quale costruire una comunicazione efficace, ma ve ne sono altri.

Fare chiarezza sui nostri valori e intenti è un punto fondamentale per comunicare con efficacia perché ci permette di sapere con esattezza cosa vogliamo trasmettere e con quale scopo.

I valori su cui costruire la comunicazione sono gli stessi che influenzano le nostre scelte e azioni quotidiane.

Fermati un attimo a riflettere: su quali valori hai impostato e imposti la tua vita?

Ne elenco alcuni come esempio: il rispetto, l'amore, la generosità, la lealtà, la fiducia, la crescita, l'indipendenza, l’autonomia, la libertà.

Ognuno di noi ha i suoi punti fermi ed esplicitarli ci serve per capire su quali pilastri impostare i processi comunicativi, a lavoro così come a casa o in altri contesti.

Sappiamo che i valori guidano le nostre scelte e il nostro comportamento quotidiano e, quando comunichiamo, mettiamo in luce la nostra parte valoriale.

Possiamo sintetizzare il processo così:

• per comunicare in maniera efficace dobbiamo essere credibili,

• per essere credibili dobbiamo interiorizzare i nostri valori,

• per essere efficaci dobbiamo essere coerenti ai valori.

Più alto è il livello di coerenza, più la comunicazione sul lavoro sarà efficace perché diventiamo professioniste e professionisti credibili.

Una buona comunicazione è sempre in linea con i valori che guidano le nostre scelte e i nostri atteggiamenti: diffondiamo ciò in cui crediamo con sincerità e fermezza.

Le tre regole della comunicazione efficace sul lavoro

La comunicazione è un argomento ampio: interessa molteplici ambiti della nostra vita e influenza qualsiasi tipo di relazione.

Gli aspetti proposti in questo articolo riguardano le leve della comunicazione efficace sul lavoro, tema che ho a cuore e di cui spesso tratto anche in altri contenuti.

Condivido qui tre regole che possono aiutarti a migliorare il tuo approccio comunicativo per favorire i rapporti con colleghe, colleghi, collaboratori, titolari, clienti, fornitori e chiunque entra nella tua bolla sociale lavorativa.

Scrivo regole in corsivo perché non si tratta di norme universali, ma di suggerimenti pratici e consigli efficaci che ho sperimentato nel tempo e che continuo a sperimentare oggi in azienda.

Regola 1: la comunicazione è ciò che arriva agli altri

Il saggista Thorsten Havener dice: “La comunicazione non è quello che diciamo, bensì quello che arriva agli altri.”

Se la persona o le persone con cui comunichiamo non capiscono il contenuto da noi esposto, dobbiamo fermarci e metterci in discussione.

Quando l’interlocutore non comprende, non significa sempre che sia lui o lei in difetto: magari non ci stiamo spigando bene noi, non esponiamo i fatti con chiarezza.

Negli ambienti di lavoro - per sviluppare una buona leadership - è fondamentale comunicare in modo comprensibile, in particolare quando ci rivolgiamo a un team di lavoro e dobbiamo creare una situazione di cooperazione.

Come facciamo a far arrivare la nostra comunicazione? Poniamoci sullo stesso piano del pubblico, cambiamo il livello e adattiamolo a chi abbiamo di fronte:

·      moduliamo il tono della voce a seconda dell’età, della formazione, delle aspettative del pubblico,

• utilizziamo il linguaggio paraverbale come i gesti e la mimica facciale per esplicitare i concetti,

• semplifichiamo il lessico ed evitiamo termini troppo tecnici o di settore ove non opportuno,

• usiamo le metafore per mostrare con chiarezza ciò che narriamo,

• scegliamo con cura le parole per costruire il discorso,

• adattiamo lo stile comunicativo.

Le parole

Faccio un approfondimento sulle parole perché svolgono un ruolo chiave nella comunicazione.

Le parole hanno una forza straordinaria perché stimolano i neuroni e sono collegate alle nostre emozioni, ai comportamenti, alle reazioni.

Ti spiego in breve cosa succede nel nostro corpo: quando esprimiamo con le parole degli stati d’animo intensi, l’amigdala (una parte del nostro cervello) dell’interlocutore si mette in funzione e capta la positività o la negatività di ciò che sta ascoltando.

Se la qualità delle parole è bassa e se queste esprimono emozioni negative, l’amigdala lancia dei segnali di pericolo, di allarme che generano una reazione di attacco o fuga (come protezione) nell’interlocutore.

Se, al contrario, le parole che usiamo per comunicare sono favorevoli, l’amigdala coinvolge l’ipotalamo, una parte del cervello responsabile del rilascio di ormoni come la serotonina e la dopamina, ormoni che lasciano una sensazione di benessere.

Tieni conto che l’ipotalamo è collegato all’ipofisi e alle ghiandole surrenali, responsabili della produzione di adrenalina e cortisolo (l’ormone dello stress).

Le parole che scegliamo per comunicare generano un impatto forte sulle persone: le affermazioni negative, pessimiste, offensive, cattive modificano lo stato d’animo del pubblico.

Parole belle, solari, empatiche favoriscono il benessere.

Ti suggerisco di leggere questo libro: La parola giusta, di Luis Rojas Marcos, edito da Giunti.

Regola 2: la comunicazione è bidirezionale

La comunicazione non è un monologo. Comunicare presuppone l’interazione con l’altro attraverso la richiesta di un feed back, un riscontro, utile a comprendere se il messaggio è passato.

Usiamo le domande per capire e farci capire: la domanda aperta è uno strumento di valore per intuire se le persone hanno recepito il nostro contenuto.

Tra l’altro, grazie alla domanda scopriamo sempre qualcosa di interessante sulle credenze, i modi di pensare, i dubbi, le opinioni delle persone.

Nella comunicazione si dice che “chi domanda conduce la conversazione” perché possiamo utilizzare le risposte ricevute per orientare la comunicazione a favore dell’obiettivo relazionale che ci siamo posti.

Una volta fatta la domanda, ascoltiamo il feed back con attenzione e se necessario prendiamo anche appunti: il messaggio è arrivato? La nostra comunicazione è chiara? Se le persone non comprendono qualche punto, riprendiamolo e spieghiamolo usando altre parole.

Il feed back è parte integrante della comunicazione.

Regola 3: la comunicazione non da nulla per scontato

La terza regola che mi hanno insegnato per rendere la comunicazione efficace ha lo scopo di migliorare le relazioni. È una regola da chiarire sia in un team di lavoro, sia nella coppia o tra amici: l’interlocutore non può immaginare quello che pensiamo. Di conseguenza i non detti o i concetti dati per scontati NON esistono.

Se vuoi diventare un comunicatore efficace supera questa barriera del pensiero, se desideri essere un comunicatore di successo in azienda impara ad ascoltare in modo attivo.

Ecco qualche consiglio. 

• Impariamo a utilizzare le parole usate dall’interlocutore, quelle che sono importanti e si ripetono nella sua comunicazione.

• Non interrompiamo mai una persona che sta parlando, diamole agio di esprimersi e raccontarsi.

• Osserviamo, accogliamo e riflettiamo lo stile di comunicazione dell’interlocutore come se fossimo uno specchio.

• Sviluppiamo empatia, mettiamoci nei panni dell’altro per rafforzare la sintonia.

• Lasciamo fuori la nostra storia.

Allenare la presenza per impostare una comunicazione efficace sul lavoro

Sulla comunicazione efficace negli ambienti di lavoro potrei scrivere un libro. Per oggi mi fermo qui: faccio un breve riepilogo di quanto abbiamo visto e aggiungo un’ultima considerazione.

Comunicare significa condividere, mettere in comune, rendere le persone partecipi e coinvolgerle in una narrazione.

La comunicazione efficace sul lavoro è la chiave per instaurare relazioni durevoli e di fiducia con l’interlocutore, per costruire un rapporto di qualità.

I presupposti della comunicazione sono quattro: la consapevolezza, il contesto, i bisogni e la predisposizione all’ascolto.

Nella comunicazione i nostri valori svolgono un ruolo di rilievo perché ci aiutano a realizzare una modalità comunicativa efficace, in linea con le nostre esigenze e quelle del pubblico.

Per costruire una comunicazione efficace sul lavoro, abbiamo a disposizione tre regole di cui fare tesoro, da allenare e applicare nella quotidianità.

Cosa manca? La presenza.

Per essere comunicatori efficaci tanto negli ambienti di lavoro quanto in quelli famigliari, è necessario:

·      credere in se stesse, se stessi,

·      credere in ciò che si propone,

·      credere in ciò che si dice.

E, anche, credere in ciò che si vende: un commerciale che non crede nel prodotto da proporre al suo cliente, di rado riuscirà a chiudere la vendita.

Essere consapevoli della capacità di presenza significa prima di tutto essere coerenti con il nostro universo valoriale e mantenere una postura aperta, un comportamento favorevole alla comunicazione, una mente pronta a recepire, un cuore aperto.

Se la tua presenza è caratterizzata da un passo flemme, dalle spalle ricurve, dal capo chino e lo sguardo basso, difficilmente risulterai credibile e dimostrerai impotenza e insicurezza.

Una bella presenza è determinata dall’occhio brillante, la testa dritta, le spalle alte, il passo deciso: elementi che trasmettono sicurezza nel pubblico e contribuiscono a realizzare una comunicazione efficace.

Vorresti migliorare le tue capacità comunicative e allenare la presenza? Ti piacerebbe costruire una comunicazione efficace sul lavoro e creare un ambiente sereno?

Mandami subito una e-mail per organizzare una sessione di coaching: propongo un mini-percorso di due incontri sulla comunicazione efficace.

scrivimi

Grazie per aver letto fino a qui, Camilla.